税務調査で必要な書類とは？整理する際のポイントについても解説

税務調査の通知を受けたら、さまざまな資料の準備と整理を行う必要があります。

今回は、税務調査で必要となる書類について、整理の手順も併せて解説します。

帳簿類

帳簿は、会社の取引を日付順や勘定科目ごとに整理した資料です。

提示を求められる帳簿として、次のものが挙げられます。

• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛帳
• 買掛帳

総勘定元帳には、すべての取引が科目別に記載されています。

税務調査では、通常、直近3年分の総勘定元帳の提示が求められます。

場合によっては、5年から7年分必要になることもあります。

また、手元現金の動きを1円単位で記録した帳簿を、現金出納帳といいます。

この帳簿は、記録上の残高と実際の金庫の残高が一致しているかという現預金照合の証拠として重要な役割を担います。

毎日記帳されているかという点が、管理体制の信頼性を測る指標となります。

売掛帳と買掛帳は、取引先ごとの未回収金や未払金の動きをそれぞれ記録した補助簿です。

売上の計上時期が適切か、架空の仕入れが混ざっていないかを確認する際に参照されます。

証憑書類

帳簿に書かれた数字が実際の取引に基づいていることを証明する資料として、証憑書類の提示が求められます。

以下の書類などが証憑書類に該当します。

• 領収書
• 請求書
• 見積書
• 注文書
• 納品書

領収書は、経費の支払いを証明する資料です。

日付、金額、宛名、但し書きが明確である必要があります。

特に、接待交際費については公私混同が疑われやすいため、誰と、どのような目的で行ったのかを記載しておくことが欠かせません。

請求書は、自社が発行した請求書の控えと仕入れ先から届いた請求書の両方が必要です。

売上の請求書については、請求書番号が連続しているか、欠番がないかを確認されます。

欠番がある場合、売上を除外したのではないかという疑念を招く恐れがあります。

また、仕入れの請求書は、納品書や検収書とセットで保管されていることが望ましいです。

見積書・注文書・納品書などといった資料も求められます。

これらには、請求書だけでは分からない具体的な商品名や数量、単価、納期などが詳細に記されています。

資金関連の資料

お金の流れを客観的なデータで追うために、金融機関に関連する資料は欠かせません。

提示を求められるものとして、次のものがあります。

• 預金通帳
• 借入金関係の書類

預金通帳は、会社名義のすべての口座の通帳が必要です。

ネット銀行であれば、取引推移明細を出力しましょう。

また、経営者個人の通帳の提示を求められることもあります。

これは、法人の利益を個人の口座へ隠していないかを確認するためであり、強制ではありません。

しかし、拒否することで不信感を強めるリスクがあるため、税理士などと相談して対応を検討しましょう。

労務関連の資料

税務調査では、給与の支払いや従業員の雇用に関連する以下の資料の提示が求められます。

• 源泉徴収票
• タイムカード
• 雇用契約書

従業員一人ひとりの給与、残業代、社会保険料、源泉所得税が記録された源泉徴収票は、扶養控除等申告書が正しく回収され、年末調整が適切に行われているかを確認するために利用されます。

残業代の支払いと労働時間の整合性や、出勤していないのに給与が払われている架空人件費の有無をチェックするために、タイムカードが用いられることもあります。

親族が役員や従業員となっている場合には、その職務内容と給与額のバランスが適正であるかを説明するために、採用の条件や役職の変更などを記した雇用契約書が重要な役割を担います。

会社運営についての資料

税務調査において組織の意思決定や対外的な法的拘束力を示す資料として、定款や株主総会の議事録が必要となることがあります。

定款は、事業目的や役員の構成、決算期などを確認するために、写しの提示を求められます。

議事録の有無は、役員報酬の決定や退職金の支払いなどについて税務上の損金算入の可否を分けることとなります。

税務調査に向けた資料整理の際のポイント

税務調査で提示する書類を準備する際には、時系列や科目別に整理しておくと効率的に調査を進めるために効果的です。

PC内のデータやチャットツールの履歴も、調査の対象となります。

電子帳簿保存法に対応した保存ができているか、バックアップが整っているかを確認しておきましょう。

一部の領収書や契約書を紛失している場合は、その旨を正直に伝え、代替となる証拠を提示する準備を整えてください。

紛失を隠そうとすると、悪質な隠蔽であるとみなされるリスクがあることに注意が必要です。

まとめ

今回は、税務調査で必要となる書類について解説しました。

税務調査の資料準備には、多くの時間と専門的な知識が必要とされます。

税務調査への対応に負担を感じた場合には、税理士に相談することを検討してください。